Dokumentationen

Verfahrensdokumentation

Gültigkeitsbereich

Dieses Dokument dient zur Beschreibung der Merkmale von Swoppen Soferu zur GoBD- und GDPdU-konformen Aufzeichnung von Transaktionsdaten.

Weiterführende Informationen

Weiterführende Informationen finden Sie im Service-Bereich unter: https://services.swoppen.com

Verbindung

Die Übertragung aller Daten zwischen Client und Server erfolgt mit einer Ende-zu-Ende Verschlüsselung (SSL SHA-256 mit RSA). Die Daten können bei der Übertragung nicht manipuliert werden.

Speicherung der Daten

Alle Vorgänge werden in der Datenbank des Systems abgelegt. Die Datenbank ist so abgesichert, dass kein Zugriff von außen ermöglicht ist. Der Kunde hat keinen direkten Zugriff auf die Datenbank. Die Unveränderbarkeit der Daten ist somit gegeben. Die Daten werden in der Vertragslaufzeit für mindestens 10 Jahre gespeichert. Sollte die Vertragslaufzeit zwischenzeitlich enden, kann die Datenarchivierung auf die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren optional abgeschlossen werden.

Anwenderdokumentation

Rechnung erstellen

Eine Rechnung erhält eine fortlaufende Nummer, basierend auf den eingestellten Nummernkreis. Dabei ist die Nummer eindeutig und wird nur einmal vergeben. Bei der Rechnungserstellung ist die Angabe der Zahlungsweise ein Pflichtfeld. Bei Rechnungen, die Bar bezahlt werden, wird automatisch ein Zugang im Kassenbuch erfasst.

Kassenbuch - Zugang, Abgang

Alle Vorgänge, die zu einer Veränderung des Kassenbestandes führen, werden im Kassenbuch und im GoBD-Journal dokumentiert.

Kassenbuch - Abschließen

https://services.swoppen.com/de/hilfe/kassenbuch/kassenbuch-abschliessen.html

Stornoprotokoll

https://services.swoppen.com/de/hilfe/hotelsoftware-pms/belegung-stornieren.html

GoBD/GDPdU

GoBD Journal

Die GoBD Aufzeichnung in Swoppen Soferu ist für alle umsatzrelevanten Belege wie Rechnung/Korrekturrechnungen/Gutschriften automatisch aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Es gibt keine Möglichkeit diese Belege im System zu löschen.

Änderungen an Belegen ist bis zum Zeitpunkt der Festschreibung möglich. Jede Änderungen wird im GoBD-Journal festgehalten. Dabei wird der geänderte Belege revisioniert und kann jederzeit im System zur Nachvollziehbarkeit im GoBD-Jornal geöffnet werden.

GoBD-Export durchführen

Öffnen Sie Rechnungen
Klicken Sie in der Menüleiste auf da Menü-Symbol
Wählen Sie die Aktion GoBD-Export aus
Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus und klicken Sie auf Exportieren
Die exportierte Datei kann einfach entpackt werden

Beachten Sie, dass ein einzelner Export jeweils nur für einen Zeitraum von 12 Monaten durchgeführt werden.

Datensatzbeschreibung

client.csv (Mandanten)

Feldname	Beschreibung
name1	Firmenname
name2	Name 2
street	Straße
zip	PLZ
location	Ort
country	Land (Format ISO 3166-Apha2)
tel	Telefon
fax	Fax
tax_number	Steuer-Nr.
tax_id_number	USt-IdNr.
wst_id	Wirtschafts-IdNr.
modified_date	Geändert am
modified_from	Geändert von
created_date	Erstellt am

branches.csv (Filialen)

Feldname	Beschreibung
st_branch_id	Filiale-ID
name1	Bezeichnung

articles.csv (Artikel)

Feldname	Beschreibung
st_article_id	Artikel-Nr.
st_article_group_id	Artikelgruppe-Id
name1	Bezeichnung
name2	Bezeichnung 2

article-groups.csv (Artikelgruppen)

Feldname	Beschreibung
st_article_group_id	Artikelgruppe-Id
name	Bezeichnung

costcentres.csv (Kostenstellen)

Feldname	Beschreibung
st_cost_centre_no	Kostenstellen-Nr.
name	Bezeichnung

payment-methods.csv (Zahlungsweise)

Feldname	Beschreibung
st_payment_method_id	Kürzel für Zahlungweise
name	Bezeichnung

taxes.csv (Steuersätze)

Feldname	Beschreibung
st_tk_id	Steuersatz-Id
st_tax_key_id	Steuerschlüssel
title	Bezeichnung
valid_from	Gültig ab
tax	Steuersatz

customers.csv (Kunden)

Feldname	Beschreibung
st_customer_id	Kunden-Nr. (wird automatisch vom System vergeben)
company	Firma
addition	Zusatz
title	Anrede
first_name	Vorname
name	Name
street	Straße
zip	PLZ
location	Ort
country	Land (Format ISO 3166-Apha2)

invoices.csv (Rechnungen/Korrekturrechnungen/Gutschriften)

Feldname	Beschreibung
vk_voucher_no	fortlaufende Rechnungsnummer
st_voucher_type_id	Belegart z.B. Rechnung, Stornorechnung, Korrekturrechnung, Gutschrift, ...
revision	Version-Nr. bei Änderungen (0 = es wurden keine Änderungen durchgeführt)
st_branch_id	Id der Filiale
voucher_date	Belegdatum
date	Termin (Datum)
st_payment_method_id	Zahlungsweise
st_customer_id	Kunden-Nr.
pos_cash_point_id	Kassen-ID (bei Rechnungen die über PointOfSale Kasse bonniert wurden z.B. BARVERKAUF
currency	Währung
sum_net	Nettobetrag
sum_tax	MwSt.-Betrag
sum_gross	Bruttobetrag
closed_date	Festgeschrieben am
created_date	Erstellt am
bv_user_id	Erstellt von Benutzer

invoice-positions.csv (Rechnungspositionen)

Feldname	Beschreibung
vk_position_id	Interne Datenbanknummer, nicht fortlaufend da in der gleichen Tabelle auch Positionen von z.B. Angeboten, Lieferscheine gespeichert werden, Mandantenübergreifend
vk_voucher_no	Rechnung-Nr.
block_no	Position-Nr.
st_article_id	Artikel-Nr.
position_text	Bezeichnung
quantity	Menge
unit	Einheit
price_gross	Einzelpreis
total_gross	Gesamtpreis
tax	Steuersatz
discount	Rabatt in %

invoices-gobd-journal.csv (GoBD Journal)

Feldname	Beschreibung
vk_voucher_no	Rechnungsnummer
revision	Version-Nr. (Nummer der Änderung innerhalb der Rechnungsnummer)
st_voucher_type_id	Belegart z.B. Rechnung, Stornorechnung, Korrekturrechnung, Gutschrift, ...
st_branch_id	Id der Filiale
voucher_date	Belegdatum
date	Termin (Datum)
st_payment_method_id	Zahlungsweise
st_customer_id	Kunden-Nr.
pos_cash_point_id	Kassen-ID (bei Rechnungen die über PointOfSale Kasse bonniert wurden z.B. BARVERKAUF)
currency	Währung
sum_net	Nettobetrag
sum_tax	MwSt.-Betrag
sum_gross	Bruttobetrag
cancel_date	Storniert am
created_date	Erstellt am
bv_user_id	Erstellt von Benutzer

cash-journal-positionen.csv (Kassenbuch-Bewegungen)

Feldname	Beschreibung
kb_voucher_id	Interne Datenbanknummer, nicht fortlaufend da übergreifend über alle Kassenbücher
kb_journal_id	Kassenbuch-Nr.
voucher_number	Forlaufende Kassenbuchbeleg-Nr.
vk_voucher_no	Rechnung-Nr. bei Rechnungen die BAR bezahlt wurden
date	Datum
st_article_id	Artikel-Nr.
position_text	Bezeichnung/Buchungstext
st_payment_method_id	Zahlungsweise
currency	Währung
amount_e	Betrag Einnahme
amount_a	Betrag Ausgabe
st_cost_centre_no	Kostenstellen-Nr.
closed_date	Festgeschrieben am
bv_user_id	Erstellt von Benutzer
created_date	Erstellt am

cashjournals.csv (Kassenbücher)

Feldname	Beschreibung
kb_journal_id	Kassenbuch-Nr.
description	Bezeichnung
modified_date	Beginn
currency	Währung
modified_from	Geändert von Benutzer
modified_date	Geändert am
created_date	Erstellt am
bv_user_id	Erstellt von Benutzer

payments.csv (Zahlungen)

Feldname	Beschreibung
fi_account_movement_id	ID
date	Datum
st_payment_method	Zahlungsweise
account	Kunden-Nr.
vk_voucher_no	Rechnung-Nr.
remark	Bemerkung
amount	Betrag
currency	Währung
created_date	Erstellt am
bv_user_id	Erstellt von Benutzer

users.csv (Benutzer)

Feldname	Beschreibung
bv_user_id	Benutzer-Id
username	Benutzername
name	Name
first_name	Vorname
disabled	Gesperrt (1=Benutzer ist gesppert, 0=Benuter)
created_date	Erstellt am