Hotel-Manager: Belegung

Belegung anlegen

Wenn Sie eine Belegung anlegen, öffnet sich folgendes Fenster:

Kunden-Nr.	Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt. Wenn Sie eine neue Belegung erstellen und dazu einen Gast eintragen, wird für diesen auch ein Gästedatensatz erstellt.
Firma	Hier können Sie den Namen der Firma für die Hauptadresse festlegen.
Zusatz	Hier können Sie einen Zusatz angeben.
Anrede	Hier können Sie eine Anrede angeben.
Titel	Hier können Sie einen Titel angeben.
Name	Hier können Sie einen Namen bzw. Nachnamen angeben. Der Name wird ebenfalls zum Suchnamen für den Adressdatensatz. Falls kein Name angegeben wird, wird der Adressdatensatz mit dem Namen "Unbenannt" eingespeichert.
Vorname	Hier können Sie einen Vornamen angeben,
Geburtstag	Hier können Sie einen Geburtstag angeben.
Straße	Hier können Sie eine Straße angeben.
PLZ/Ort	Hier können Sie eine PLZ und einen Ort angeben. Falls vorher PLZ und zusätzlich Ort bei anderen Belegungen eingegeben wurden, werden diese gespeichert. Bei der nächsten Eingabe der PLZ wird der Ort automatisch ausgefüllt.
Sprache	Hier können Sie eine Sprache angeben. Diese hat Auswirkung darauf, in welcher Sprache die Reservierungsbestätigung, Rechnung, etc. ausgegeben werden.
Telefon	Hier könnne Sie eine Telefonnummer angeben.
Fax	Hier können Sie eine Faxnummer angeben.
Mobil	Hier können Sie eine Mobilfunknummer angeben.
E-Mail	Hier können Sie eine E-Mail angeben.
Ersteller	Hier können Sie den Ersteller der Belegung angeben.
Bemerkung	Hier können Sie zwei Bemerkungen anlegen. Das erste Feld ist für die Bemerkung, die im Adressdatensatz steht und das zweite Feld ist für die Bemerkung die nachher z. B. auf der Hausdamenliste steht.

Anreise	Hier legen Sie den Tag der Anreise für die Belegung fest.
Abreise	Hier legen Sie den Tag der Abreise für die Belegung fest.
Reserviert bis	Hier können Sie ein Datum festlegen, bis wann eine Belegung reserviert sein kann, bevor diese geprüft werden soll. Sollte dieses Datum überschritten werden, landet die Belegung in den Filtern bei Belegungen unter "Option abgelaufen".
Status	Hier können Sie den aktuellsten Status der Belegung angeben. Automatisch wird immer "Reserviert" vorgegeben.
1. Gast	Hier können Sie einen Gast für das Zimmer in der Belegung angeben.
Zimmer	Hier können Sie das entsprechende Buchung für die Belegung bearbeiten. Weiterhin können Sie angeben wie viele Personen in dieses Zimmer kommen und über welchen Logis-Artikel dieses abgerechnet wird. Über das grüne Plus können Sie weitere Zimmer zur Belegung hinzufügen und über das gelbe Gästefeld haben Sie ebenfalls die Möglichkeit Gäste hinzuzufügen.
Gruppenkürzel	Hier können Sie ein Gruppenkürzel hinzufügen, wenn es sich um eine Belegung handelt die zu einer Gruppe zusammen mit anderen Belegungen gehört. Mit dem Gruppenkürzel können diese Belegungen sichtbarer im Belegungsplan hervorgehoben werden.
Preisliste	Hier können Sie die Preisliste angeben, aus der die Preise für diese Belegung verwendet werden sollen. Außerdem können Sie auch einen Eigenen Preis" angeben und einen bestimmten Preis für nur diese Belegung festlegen.
Gästenotiz	Hier können Sie eine Gästenotiz hinterlegen, die für alle mit Zugriff auf diese Belegung über die Buchung sichtbar ist. Außerdem kommen Sie auch in die Gästenotiz mit einem Rechtsklick auf die Belegung im Belegungsplan und dann einem Klick auf Gästenotiz.

Belegung stornieren

Wie Sie eine Belegung stornieren können, finden Sie im diesem Hilfeartikel heraus.

Stornierte Belegungen einsehen

Um stornierte Belegungen einzusehen gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie den Hotel-Manager z.B. über Start > Organisation > Hotel-Manager
Klicken Sie auf Belegungen.
Im Fenster für Belegungen haben Sie nun in der Spalte Status die Möglichkeit nur stornierte Belegungen anzeigen zu lassen.

Belegungen bearbeiten

Anlegen von Bemerkungen in Belegungen

Wie Sie Bemerkungen in Belegungen anlegen, finden Sie in diesem Hilfeartikel heraus

Verschieben und Abändern von abgerechneten Belegungen nicht möglich machen

Um die Einstellung vorzunehmen, dass abgerechnete Belegungen nicht mehr abänderbar sind oder verschoben werden können, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen sie die Einstellungen im Hotel-Manager.
Unter Allg. Einstellungen setzen Sie per Klick einen Haken bei "abgerechnete Buchungen nicht änderbar".

Buchungen für Zimmer in andere Belegungen verschieben

Um eine Buchung für ein Zimmer zu verschieben, gehen Sie folgendermaßen vor:

Öffnen Sie die zu bearbeitende Belegung
In der Belegung öffnen Sie das gebuchte Zimmer welches verschoben werden soll
Hier wählen Sie das Symbol zum verschieben und tragen in dem neuen Fenster die Belegungsnummer ein, zu welcher das Zimmer verschoben werden soll

Nachträgliches Ändern von Logis-Artikeln

Um einen Logis-Artikel in einer bereits bestehenden Buchung zu ändern (Bsp. Einzelnutzung bei einem Doppelzimmer), gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Belegung.
Bearbeiten Sie das Zimmer.
Nehmen Sie Änderungen an dem Zeitraum oder bei der Preisberechnung vor.

Sie können ebenfalls den Zeitraum "Reserviert bis" nutzen.

Nach Ablauf der ausgewählten Zeit, erscheint folgende Meldung

Option abgelaufen. Es liegen noch Belegungen zur Überprüfung vor. Jetzt anzeigen.

Diese Belegungen können nun noch einmal von Ihnen überprüft werden. Beachten Sie, dass die Belegungen nicht automatisch aus dem System gelöscht werden, nachdem der eingestellte Zeitraum abgelaufen ist.

Belegungen importieren

Wie Sie Belegungen importieren, finden Sie in diesem Hilfeartikel heraus.

Mehrere Belegungen auf einer Rechnung zusammenfassen

Wie Sie mehrere Belegungen auf einer Rechnung zusammenfassen können, finden Sie in diesem Hilfeartikel heraus.

Beleg einer Belegung zuweisen

Wie Sie einer Belegung einen bereits erstellten Beleg zuweisen, können Sie in diesem Hilfeartikel herausfinden.

Filter

Wenn Sie Ihre Belegungen im Hotel-Manager aufrufen werden Ihnen oben links verschiedene Filter angezeigt.

Folgende Filter stehen zur Verfügung:

Check-Ins	Mit diesem Filter sehen Sie Belegungen von Gästen die eingecheckt sind.
Check-Outs	Mit diesem FIlter sehen Sie, ähnlich wie bei den Check-Ins, Belegungen von Gästen, die bereits ausgecheckt sind.
Ausstehend	Mit diesem Filter sehen Sie Belegungen/Reservierungen, die in der Vergangenheit liegen, für die aber noch keine Rechnung erstellt worden sind. Bei diesen handelt es sich um offene Positionen.
Ohne Zimmer	Mit diesem Filter sehen Sie Belegungen/Reservierungen, für die kein Zimmer zugeordnet wurde.
Option abgelaufen	Mit diesem Filter sehen Sie Belegungen/Reservierungen bei denen der Status auf "Anfrage" gesetzt ist und bei denen das Datum im Feld "Reserviert bis" schon in der Vergangenheit liegt.
Prüfen	Mit diesem Filterr sehen Sie Reservierungen/Belegungen, die über einen Channel-Manager in das System eingetragen wurden und noch geprüft werden sollten.

Offene Positionen einsehen

Wie oben bereits beschrieben, haben Sie die Möglichkeit Belegungen mit offenen Positionen einzusehen, indem Sie nach Ausstehend filtern. Dort haben Sie dann auch die Möglichkeit nach z. B. bereits ausgecheckten oder auch eingecheckten Belegungen zu filtern über "Status".

Häufige Probleme

Keine Preise beim Anlegen einer Belegung

Überprüfen Sie bitte bei dem gewollten Artikel über Menü > Verwaltung > Stammdaten > Artikel im Kartenreiter Preise die Datensätze.

Belegung versehentlich storniert

Falls Sie eine Belegung versehentlich storniert haben, können Sie in diesem Hilfeartikel herausfinden, was Sie nun machen können.

Lilane Umrandung bei einem Zimmer in der Belegung

Wenn ein Zimmer in der Belegung lila umrandet ist, bedeutet das standardmäßig, dass es bei dem Zimmer in der Belegung noch offene Positionen gibt, die noch abgerechnet werden müssen. Das kann passieren, wenn man zu der Belegung einen externen Beleg hinzufügt, der schon verbucht ist.

Die Lösung hier ist eine Korrekturrechnung zu schreiben. Wie Sie eine Korrekturrechnung erstellen finden Sie hier heraus.