Datenschutzvorfall per E-Mail informieren

Mit dem E-Mail-Assistenten „Datenschutzvorfall“ können Sie Ihre Gäste schnell und strukturiert über einen sicherheitsrelevanten Vorfall informieren. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung und den geplanten Versand der Benachrichtigung.

Überblick über den Ablauf

1. E-Mail-Inhalt erstellen (Absender, Betreff, Text)

2. Automatische Erstellung eines Newsletterkatalogs

3. Planung des Versands (zeitverzögert)

4. Versand an alle Kontakte mit hinterlegter E-Mail-Adresse

Der Versand erfolgt nicht sofort, sondern zeitversetzt, sodass Sie die Angaben vorab prüfen können.

Schritt 1: Datenschutzvorfall Assistent öffnen

Klicken Sie auf das Desktop-Icon "Datenschutzvorfall".

Schritt 2: E-Mail erstellen

In diesem Schritt legen Sie den Absender, den Betreff sowie den Inhalt der E-Mail fest.

Wichtige Hinweise:

• Die E-Mail wird an alle Kontakte mit aktuell vorhandenen zukünftigen Buchungen und hinterlegter E-Mail-Adresse versendet.

• Kontakte ohne E-Mail-Adresse werden automatisch ausgeschlossen.

• Nach Klick auf „Weiter“ wird im Hintergrund ein Newsletterkatalog erstellt.

• Der Versand wird automatisch eingeplant und startet nach wenigen Minuten.

👉 Bis zum Versandstart können die Inhalte im nächsten Schritt noch überprüft werden.

Schritt 3: Newsletterkatalog (automatisch erstellt)

Nach dem Speichern wird automatisch ein Newsletterkatalog angelegt.

Dabei passiert Folgendes:

• Alle aktuell vorhandenen Kontakte mit vorhandener zukünftigen Buchung mit E-Mail-Adresse werden dem Katalog zugeordnet.

• Jeder Empfänger wird nur einmal berücksichtigt (keine Duplikate).

• Die Empfängerliste wird als Momentaufnahme (Snapshot) gespeichert.

In diesem Schritt sind keine manuellen Änderungen erforderlich.

Schritt 4: Newsletter prüfen

Wählen Sie unter Newsletter die erstellte E-Mail per Klick auf den Betreff bzw. den Stift aus.

Im Newsletter-Bereich können Sie:

• Betreff und alternative Anrede prüfen (Basisdaten)

• den Inhalt kontrollieren (HTML)

• optional einen Testversand an eine interne Adresse durchführen

Der geplante Versandzeitpunkt wird angezeigt und kann – sofern vorgesehen – noch angepasst werden. Die versandten E-Mails werden später mit Versand-Zeitpunkt unter "E-Mails" dokumentiert.

Schritt 5: Versand

Zum geplanten Zeitpunkt wird die E-Mail automatisch versendet.

Technische Details:

• Der Versand erfolgt in kontrollierten Intervallen, um Systemstabilität und Zustellbarkeit zu gewährleisten.

• Große Empfängerlisten werden in mehreren Durchläufen verarbeitet.

• Abmeldungen, ungültige oder fehlende E-Mail-Adressen werden automatisch berücksichtigt.

Gäste ohne E-Mail-Adresse

Gäste, bei denen keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, können über diesen Versand nicht direkt informiert werden.

Empfohlene alternative Informationswege:

• postalische Benachrichtigung

• telefonische Kontaktaufnahme

• persönlicher Hinweis vor Ort

• öffentlicher Hinweis (z. B. Website oder Aushang)

  HTML-Hinweis zum Kopieren

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    Hinweis zum Datenschutzvorfall: Aktuell sind betrügerische Nachrichten mit Buchungsbezug im Umlauf.
    Bitte klicken Sie keine Links an und geben Sie keine Daten ein.
    Weitere Informationen:
    <a href="https://www.swoppen.com/de/datenschutzvorfall">
      swoppen.com/de/datenschutzvorfall
    </a>
  </p>
  

Das System dient zur Unterstützung, ersetzt jedoch keine ergänzenden Informationswege.

Wichtiger Hinweis zur Verantwortung

Die Benachrichtigung erfolgt im Namen Ihres Unternehmens.
Bitte stellen Sie sicher, dass Inhalt und Versand den für Sie geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen.